相手の提案や要求などを断る場合にも、失礼のない表現さえ使えば、メール冒頭から「断り」を伝えることができます。ただし、相手が誰であれ、基本的に断られて喜ぶ人はいません。ここでは、丁寧さと誠意をもって、こちらの要望を合理的な方法で伝えることにとって、相手に要望を平和的に受け入れてもらうための5つの戦略とフレーズ、さらにフレーズを利用した文例を紹介します。

戦略その１： 真摯な気持ちで、断る

【落胆を表す】unfortunately/I’m sorry/I’m afraid/I regret など

まずは断りのメールを書く場合のごく基本的な礼儀として、こちらとしても「相手の希望に沿えないことが非常に残念である」という真摯な気持ちがあることを言葉として伝えます。

I’m sorry to say we do not accept . . .

We regret to inform you that we will decline . . .

戦略その２：気兼ねしつつ、断る

【（したくても）できない】cannot/am not able to など
【（したくなくても）避けられない】must/have to など

さらに、「可能な状況であれば、相手の提案、要望、納品物などを受け入れたいのだが、何らかの理由によってそれができない」あるいは「相手が望まない行動をせざるを得ない」といったこちらの状況を示すことで、遠慮的かつ本意ではない気持ちを表します。

I’m sorry to say we cannot accept your most recent shipment.（相手の依頼や提案を受け入れられない場合）

Unfortunately, we have had to refuse the most recent shipment.
（相手の不都合になる行動（断りなど）を避けられない場合）

戦略その３：外部の権力を利用して、断る

【断るために外部の権力を使う】our internal compliance rules/Japanese tax regulations など

こちらが相手の期待どおりに行動できない理由として、こちらの努力ではいかんともしがたい外部の権威の力を持ち出せば、相手も認めざるを得ないでしょう。

I’m sorry to say that our internal compliance rules prevent us from taking the approach that you suggested.

Unfortunately, due to Japanese tax regulations, we will not be able to pay the bonus that you requested.

戦略その４：「いまのところは」と時間を限って、断る

【現時点では、と時間を限定する】at this time/for the present/for now/under the present circumstances など

「今のところ」と時間を区切ることで、将来的には相手の希望に沿える可能性もゼロではないことを伝えます。ただし、その時期を具体的に示さなければ、これが単なる配慮だということは理解してくれるはずです。

For the present, we will not be able to change our supplier.

Under the present circumstances, I’m afraid we cannot license it for overseas markets.

戦略その５：「断る」と言わずに、断る

【断る「理由」のみを示す】

断る理由について説明を述べることで、「断る」という単語を直接使うことなく、こちらが断っていることを相手に理解させます。次の表現について、書き手の意味するところは・・・”Therefore, we cannot sell you the MTB without a PCB as you asked for.”

I’m afraid to say that the MTB must have the PCB factory-installed in order to meet reliability specs.