Front page > Gateway(5つの戦略) > 第2回「怒っているとき覚えておきたい重要点」

5つの戦略では、少し厄介な状況や内容について、5つのアプローチを各回でご紹介しています。
立場の違い、断るとき、謝らなければならないとき、理不尽な相手、難しいことを依頼したいとき、
などに有効に使える表現戦略を特集していきます。
出典【英文メール強化塾/コンピレーション】IIBC発行「GLOBAL MANAGER®」より

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第2回「怒っているとき覚えておきたい重要点」

不満があるとき、誰でも少なからず感情的になってしまうものですが、腹を立てた状態で議論をすれば、勝算が低いばかりか相
手との関係を損なうことにもつながります。カッとしたまま感情的なメールを送りつけるのは論外。まずは深呼吸をしてイライ
ラが静まるのを待ちましょう。ここでは怒りの気持ちを抱えながらビジネスメールを書かなければならない場合に留意すべき5
つのポイントと、そこで使用できる文例を紹介します。

戦略その1:怒りを見せるのはNG、落胆を伝えるのはOK

【落胆を表す】I'm sorry/really disappointing など

ビジネスメールの中でこちらの怒りを感情的に表すのは控えるべきですが、相手の仕事ぶりが期待外れであるときは、そのこと
は表現してもおかしくありません。

  1. I'm sorry to have to report that several items were damaged during transit.
  2. It was really disappointing that we have had no progress on the driver issue.

戦略その2:仮に謙虚な気持ちはなくても、謙虚な態度で伝える

【こちらが誤っている可能性も含めた表現】it appears/it seems など

相手の誤りをこれみよがしに指摘すれば、感情的なしこりが残ります。念のため、相手が正しく、こちらが間違っているかも
しれないという含みをもたせた"it appears"や"it seems"といったフレーズを使い、謙虚な態度で問題を伝えましょう。

  1. It appears that your shipment hasn't arrived yet.
  2. It seems that there has been a delay in ABC's solution to the driver problem.

戦略その3:責任の所在についての発言には注意する

【十分に注意する】you didn't sendに代えて、we haven't receivedを使う

"you didn't send"という表現で相手の責任を追及した後、実は運送会社のミスで輸送が遅れていたことが分かるといったケース
もなくはありません。誰が責めを負うべきかを直接的に指摘するのが果たして有益なのか、そのことを十分に検討してください。
※【注】1は、責任の所在を明確に示すための参考表現ですので、使用には注意が必要です。2は、責任の所在を明示せずに
客観的な事実のみを語る表現です。

  1. We couldn't complete the design because you didn't send the site data. ※
  2. We couldn't complete the design because we haven't received the site data. ※

戦略その4:パーソナルかビジネスライクか。最も効果的なアプローチを考える

【適切なアプローチを選ぶ】the tax department/weather conditions など

不満な行動を相手に何としてでも正してほしい。そこで重要になるのは、「相手が何のためなら行動しそうか」を見極めること
です。その判断に従って、個人としての自分の権限でプレッシャーをかけるか、会社を引き合いに出すかを決めるとともに、
フォーマル/ニュートラル/ビジネスカジュアルから最も効果的な文章のトーンを選びます。

  1. I'd be really grateful if you could take care of this before it becomes a more serious problem.
  2. Your kind attention in this matter would be appreciated, thank you.

戦略その5:裏を取ってから立証する

【立証した情報源を示す】indicate/according to など

何に腹を立てているにせよ、まずはこちらが間違いがないことを確認しましょう。確認できたら、その証拠も一緒に示すようにします。

  1. Our tests strongly indicate a failure of your devices to meet our basic standards.
  2. According to our tests from the field, customers are unhappy about the XY, I'm sorry to say.

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『相手を「必ず動かす」英文メールの書き方』ポール・ビソネット著
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